Hiện tại những vấn đề về con số sẽ được update liên tục trong công việc kế toán, những phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp update số liệu tương tự như bằng tay. Hình dung đơn giản việc xử lý phiếu chi, viết hóa đơn bằng phương pháp thủ công diễn ra như nào thì trên phần mềm sẽ như vậy. Những chứng từ xảy ra sau khi nhập sẽ được phần mềm phân chia từng định khoản rồi sẽ update vào sổ báo cáo. Sau đây là 3 điều cần biết về phần mềm kế toán giúp bạn hiểu và có thể dùng đúng mục đích, mời bạn cùng theo dõi.
Truy cập bài viết sau để sở hữu phần mềm kế toán miễn phí: https://vintechcity.com/download-phan-mem/phan-mem-ke-toan-mien-phi-vinh-vien.html
## 1. Giới thiệu về phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là việc tích hợp các công nghệ hỗ trợ cho các kế toán xử lý các liên quan đến kê khai, xuất, nhập hàng hóa cực nhanh và chính xác nhất. Việc dùng phần mềm sẽ tiết kiệm được các liên quan chi phí quản lý hàng hóa cũng như giúp giảm thời gian làm việc.
## 2. 3 Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán
Nhìn chung, Các phần mềm kế toán có thể mang đến 3 lợi ích như sau:
- Tiết kiệm được thời gian
Bình thường khi làm kế toán bằng tay với một nghiệp vụ kinh tế phát sinh bạn phải lưu nó tại chứng từ gốc, định khoản các số liệu có liên quan vào các sổ sách kế toán khác nhau. Từ những tập số liệu cực lớn bạn phải đối chiếu, tổng hợp, lập báo cáo rồi cần trích lọc dữ liệu theo yêu cầu cần tốn rất nhiều thời gian.
Việc ứng dụng phần mềm kế toán sẽ giải quyết được vấn đề trên khi bạn chỉ cần nhập số liệu đầu vào (theo chứng từ gốc) sau đó phần mềm sẽ tự động xuất ra đầy đủ các báo cáo tại bất kỳ khi nào bạn cần sử dụng.
- Hạn chế sai sót
Các số liệu kế toán sẽ lưu tại máy tính và thường xuyên được cất giữ ra bên ngoài.
- Dễ dàng giám sát
Các số liệu sẽ được quản lý chi tiết. Báo cáo được update liên tục cho phép các nhà quản lý theo dõi và đưa ra những quyết định kịp thời.
## 3. Quy trình ứng dụng phần mềm kế toán vào mô hình hoạt động của doanh nghiệp
### 3.1. Phân loại, mã hóa và mã hóa các dữ liệu
Trong quá trình tổng hợp số liệu để nhập vào hệ thống, bạn phải phân loại chúng theo những tiêu chí như: Về số liệu của phần danh mục thì đó là danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản …, còn số liệu liên quan các chứng từ phát sinh thì đó là các chứng từ về nhập hàng, xuất hàng, thu tiền, chi tiền… Cách phân loại này sẽ hỗ trợ bạn giảm thời gian lúc update cập nhật số liệu.
Mã hóa là việc dùng một tập hợp bao gồm các ký tự để định danh duy nhất một đối tượng khách hàng nào đó trong hệ thống. Chẳng hạn mã K0001 là đại diện cho khách hàng A, khách hàng A không thể có mã số quản lý nào khác ngoài mã K0001.
### 3.2. Update số liệu
- Cập nhật danh mục
Bao gồm các danh mục như trên, bạn cần nhập các danh mục có sẵn và bổ sung khi phát sinh các đối tượng mới trong danh mục. - Số dư đầu kỳ
Là số dư từ các tài khoản, hàng hóa vật tư của kỳ trước được nhập vào đầu kỳ nếu lần đầu tiên sử dụng phần mềm. Đối với kỳ sau nó sẽ tự động chuyển số liệu cho bạn. - Chứng từ phát sinh
Các chứng từ phát sinh được cập nhật liên tục trong kỳ kế toán. Đơn giản hình dung việc lập phiếu chi, viết hóa đơn theo cách truyền thống như thế nào thì khi nhập phần mềm tương tự như thế. Nó sau khi nhập sẽ được phần mềm phân chia thành định khoản riêng và cập nhật vào các sổ sách báo cáo.
3.3. Xử lý số liệu cuối kỳ
Thông thường xử lý làm theo cách truyền thống thì nó sẽ tốn rất nhiều thời gian nhưng với phần mềm kế toán từ việc trích khấu hao, tính giá thành cho đến các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí tất cả thao tác chỉ cần một click kích chuột.
3.4. Khai thác sổ sách báo cáo
Sau khi xử lý số liệu, bạn có thể đưa ra các báo cáo, gồm các sổ sách báo cáo theo quy định của Nhà nước và các báo cáo quản trị theo yêu cầu từ quản lý. Công việc của bạn đơn giản chỉ là nhấp chọn lên báo cáo.
Chú ý: Sau khi tạo ra báo cáo, nếu bạn cần bổ sung, chỉ cần quay lại bước nhập chứng từ phát sinh để hoàn thiện. Tiếp đến, hoàn thiện lại bước 3 và 4 cho đến khi nào đúng theo yêu cầu.
Bài viết trên đã chia sẻ cho bạn 3 điều cần biết về phần mềm kế toán. Hy vọng bạn đọc sẽ hiểu hơn và sử dụng một cách tối ưu nhất.